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事務職への志望動機の例文|11の職種ごとに経験者・未経験者それぞれで紹介

事務職への志望動機の例文|11の職種ごとに経験者・未経験者それぞれで紹介

「事務職に転職したいけれど、志望動機に何を書けばいいのかわからない」
「事務職への志望動機は職種によって変えた方がいいの?」
「事務職志望で、志望動機を書いたけれど説得力がない」
事務職への転職で、志望動機にお悩みの方も多いのではないでしょうか。

事務職といっても一般事務から、専門的な知識を必要とするような事務職もあります。そのため、志望動機を書く際には、事務職の中でもどの職種なのかによって、内容は変わってくるでしょう。

この記事を読めば、説得力のある志望動機を書くために知っておきたい職種についてや、アピールしたいスキルについての知識を深めることができます。

さらに、事務職の志望動機の例文をご紹介します。職種ごとに経験者・未経験者の例文を紹介するので、自分自身の志望する職種や経験の有無にあてはまる例文を参考に、説得力のある志望動機を作成しましょう。

事務職への志望動機に説得力を持たせるには?

事務職への志望動機に説得力を持たせるには?

志望動機に説得力を持たせるには、希望する職種はどのような業務内容で、どのような能力が必要かを理解しておく必要があります。

事務職には、一般事務、営業事務、医療事務など、職種ごとに必要とされるスキルが違ったり、専門性が必要になる職種があったりと、ひとくくりに事務職と言えど幅広いです。

そのため、まずは応募する職種の仕事内容や特徴についてよく理解し、入社意欲やその職種を選んだ理由、どのような能力を発揮していきたいかを伝えましょう。

事務職の分類

事務職の分類

事務職は、一般事務や経理事務に加えて医療事務なども含まれ、同じ事務職に分類される職種であっても仕事の内容が異なることがあります。

説得力がある志望動機を書くために、事務職の中でも目指している職種について理解を深めておきましょう。

一般事務

一般事務は、迅速かつ正確に事務処理を行う能力やコミュニケーション能力が求められます。仕事内容は、パソコンを使用した書類作成、伝票入力や、電話対応、来客対応などです。

書類作成に役立つパソコンスキルや、電話や来客に対応する際に必要なコミュニケーション能力がアピールポイントになります。

仕事を依頼しやすそうな雰囲気や、気持ちよく仕事ができそうと周囲に感じさせることができると良いでしょう。

総務事務

総務事務は、他の部署が扱わない業務の全てを担当します。福利厚生や備品・設備の管理に関する業務や、イレギュラーな業務が発生することもあります。

規模の小さい会社であれば、事務職で採用されて人事・労務・総務の全てを担当することになることもあるでしょう。

経理事務

経理事務の仕事内容は、日常的な伝票の整理、決算に関する書類作成、売掛金・買掛金の処理、データ入力、お金の出し入れ、出納帳の記帳や管理、給与計算など、経理に関わる仕事の全般を行います。

企業によって、経理スタッフの補佐として事務作業を行うケースや、経理スタッフと経理事務の区別がされていないケースがあります。

一般事務と比較すると、経理知識を持っている人材が求められることが多いです。簿記の資格を取得していたり、税務知識があったりすればアピールポイントになります。

営業事務

営業事務は、顧客管理、来客対応、電話対応、メール対応、書類作成やデータの集計などの事務処理を行い営業部門のサポートをします。

事務処理能力はもちろんのこと、顧客とのやりとりが多いことからコミュニケーション能力や接客力がアピールポイントになります。

人事事務・労務事務

人事事務・労務事務は、会社の目標達成のためにどのように人を活用するのかを考えたり、社員が安心して働けるよう環境を整備したりします。

人事事務は学校を訪問したり、SNSで情報を発信したりして採用のための活動を行います。また、社員研修や人材の配置なども担当しています。

労務事務は、就業規則の整備や社会保険の手続き、勤怠管理や給与計算も行います。

医療事務

医療事務は、病院やクリニックなどで診察の受付、会計や診療報酬の請求などを行います。

受付や会計では、直接患者さんとやりとりすることになるため、接客スキルがあればアピールできるでしょう。また、請求作業では、正確で迅速に処理を行うことが求められます。

医療事務関連の資格があれば、アピールになります。

法務事務

法務事務は、法律の知識を活用して会社を後押ししたり、リスク対策をしたりしています。具体的には契約書の確認や、社内規定の作成、クレーム対応などを行います。

法律の知識が必要になるため、事務職ではありますが専門職に近い存在です。

貿易事務

貿易事務は、商社などの物の輸出入に関する事務業務を担当します。書類の作成や申請、輸送の手配、保管倉庫の手配などを行います。

パソコンスキルやビジネスマナーに加えて、語学力や貿易についての知識が必要とされることから、他の事務職と比較すると専門性が高いです。

金融事務

金融事務は、銀行や証券会社といった金融機関で、金融関連の事務作業を行います。具体的には、窓口業務や電話・メールでの顧客対応、文書・データの作成と管理などです。

銀行であれば口座開設や入出金など、保険会社であれば保険商品の紹介や見積もりの作成なども行います。そのため、金融関連の知識が必要とされます。

学校事務・大学事務

学校事務・大学事務は、学校で働く事務職です。小中学校や高校、専門学校、大学でデータ入力や入学・卒業の手続き、学費の管理、奨学金の申請など、事務職全般に共通する業務に加えて学校ならではの業務を行います。

公立の小中学校などで働く事務職になるには、公務員であるため地方公務員試験に合格しなければなりません。したがって、転職で学校事務を目指すのであれば私立の大学や専門学校で働くことになるでしょう。

秘書

秘書は、会社役員のサポートを行う事務職です。具体的にはスケジュール管理や来客対応、会議などで使用する書類の作成などを行います。

秘書には、一般企業で働く秘書だけでなく、医療機関で院長や医師のサポートを行う医療秘書や、法律事務所で弁護士のサポートを行う法律秘書などがあります。

事務職への志望動機でアピールしたいスキル

事務職への志望動機でアピールしたいスキル

事務職では、パソコンを使用した書類作成を行う機会が多く、WordやExcelのスキルが必要になってきます。その他にも、アピールポイントになるスキルを身に付けておくと良いでしょう。

ここでは、パソコンスキルと併せて身に付けておきたいスキルを紹介します。

協調性やコミュニケーション能力

事務職は、他の社員と協力して仕事を行うこともあり、協調性やコミュニケーション能力が必要です。協調性やコミュニケーション能力のスキルが必要とされる販売、営業の経験がある場合はアピールすると良いでしょう。

書類作成・接客・管理業務の経験

事務職には、決められた作業を行うだけではなく、書類をより見やすくなるよう工夫することや来客対応なども求められます。これまで、報告書の作成やデータ入力、接客や日々の売り上げ管理の経験がある場合は、アピール材料になります。

事務職への志望動機を考えるときのポイント

事務職への志望動機を考えるときのポイント

実際に志望動機を考える際に意識したいポイントをご紹介します。1つずつ順番に確認していきましょう。

志望動機を作成する際に取り入れられそうなものは、取り入れてみましょう。

  • 企業のホームページや求人情報で情報収集を行う
  • 入社後に貢献できそうな自分の強みを伝える
  • 事務職に携わりたいと考えたきっかけや意欲を説明する
  • 前職ではできないことや業界へのこだわりを伝える
  • 業務を効率化した実績があれば伝える
  • 第三者からの評価を加える

企業のホームページや求人情報で情報収集を行う

なぜこの会社に入社したいのかを具体的に説明できれば、志望度の高さが伝わります。納得のいく説明ができない場合は、企業のホームページを確認したり、求人情報を確認したりして、企業の情報収集を行いましょう。

商品、サービス、社風、客層など、企業の特徴を押さえ、なぜこの会社で働きたいのかを自分なりに考えてみましょう。

入社後に貢献できそうな自分の強みを伝える

求人情報を確認し、職務内容や応募の対象から求められている仕事内容やスタイルを考えてみましょう。そして、自分なら求められる仕事内容やスタイルでどのような強みを生かせそうなのか、発揮できそうな能力は何かを考え、志望動機に盛り込みます。

自己PRと重なっても、どのように貢献していきたいのかを盛り込み、戦力になれることを伝えましょう。

事務職に携わりたいと考えたきっかけや意欲を説明する

志望動機に、事務職に携わりたいと考えたきっかけや意欲を取り入れることもできます。

「営業や販売などの前職の経験から、裏でサポートを行う事務職として会社を支えたいと感じた」など、事務職に携わりたいと考えたきっかけを説明すると良いでしょう。

「書類作成など事務職が主に行っている業務を経験した際に、事務職に適性があると感じたため事務職に挑戦したい」など、適性や意欲を説明するのも良いでしょう。

前職ではできないことや業界へのこだわりを伝える

前職では職種や環境が違いできなかった業務が志望先ではできそうなことや、業界・会社についてのこだわりを伝えるようにすると志望動機の説得力が増します。

「データ入力などの業務を行っていたが、より経営に貢献できる経理資料の作成にも携わってみたいという思いがある」など、具体的に伝えると良いでしょう。

業務を効率化した実績があれば伝える

事務職として、業務を効率化した実績を持っている場合は志望動機に盛り込んでみましょう。

例えば「書類作成にかかる時間を半分に短縮することができた」「Excelの数式を使用し、ミスの頻度を減らした」といった経験です。

第三者からの評価を加える

事務職は、営業や販売のように仕事の成果を明確な数字でアピールすることは難しいでしょう。

そのため、「ミスが少ないためチェック業務の担当になった」「資料を作成したところ、上司からわかりやすいと褒められた」など、第三者からの評価を加えてみると志望動機の説得力が増します。

参考にしたい事務職の分類別に見る志望動機例文

参考にしたい事務職の分類別に見る志望動機例文

ここからは、具体的な志望動機の例文を紹介していきます。

職種別・経験の有無別になっています。自分の志望する職種や、経験に合ったものが見つかるでしょう。

説得力のある志望動機を書くため、例文を参考にしてみましょう。

一般事務

未経験の場合と経験者の場合とのそれぞれの一般事務への志望動機の例文を紹介します。

まずは未経験の場合の例文です。

現在勤めている会社は新卒で入社し、販売を担当しております。しかし、より直接的に人のサポートをする仕事がしたいと思い、事務職への転職を希望しています。

貴社では、多くの優秀な社員の方々がおられ、そのような方々と共にチームで仕事ができるという環境に魅力を感じました。現職でもパソコンを使用することがありますが、スキルアップを目的に休日はパソコンスクールに通いExcelやWordの使い方を学んでいます。

販売で培ったホスピタリティやコミュニケーション能力などを活かし、チームワークを大切に、会社の成長や皆さんの仕事を支えられるよう努めてまいります。

続いて経験者の場合の例文です。

現在の会社では、データ集計や資料作成、文書管理などのサポート業務を中心に行っています。やりがいを感じている一方、大きな組織であるために業務の分業化がされており、スキルアップは難しいと感じて転職活動を開始しました。

貴社では、社員それぞれが大きな裁量を持てると聞いております。仕事の幅を広げ、新たな会社とともに成長していきたく貴社を志望しました。Excel、Word、PowerPointは日常的に使用しています。

煩雑だった売り上げデータの集計業務を効率化した経験があり、貴社でもこの経験を活かせるのではないかと思っております。

総務事務

未経験の場合と経験者の場合とのそれぞれの総務事務への志望動機の例文を紹介します。

まずは未経験の場合の例文です。

私は、コールセンターのスタッフとして、営業担当者のサポート業務を行っていました。具体的には外部からの電話対応やデータ入力を担当していました。この業務を経て、会社全体を支える仕事をしてみたいと考え総務事務を志望しています。

貴社の総務事務として、コールセンターで培った柔軟な対応力やコミュニケーション能力、パソコンスキルを活かし、社内の環境整備やルール調整の面から経営に貢献したいと考えています。

続いて、経験者の志望動機です。

わたしはこれまで、総務として5年間業務を行ってきました。備品の発注管理や株主総会の手配、リスクマネジメントなどを担当していました。この経験を活かしながら、業務範囲を広げていきたいと考えていたところに貴社の求人広告を拝見し、その内容に共感いたしました。

新たなサービスやビジネスを作り出す貴社の一員として、自ら成長していきたいと思っています。また将来は、人事・労務の知識も身に付け、広く活躍できる人材を目指したいです。

新たなビジネスモデルへ挑戦する貴社の経営を支え、事業の拡大に貢献していきたいと思い、貴社を志望しました。

経理事務

未経験の場合と経験者の場合とのそれぞれの経理事務への志望動機の例文を紹介します。

まずは未経験の場合の例文です。

現在は銀行で法人営業担当として、中小企業向けの営業活動を担当しています。その中で、自社の入出金の動きを把握することで、経営の全体像を確認できる経理の業務に興味を持つようになり、転職をすることにしました。

短いスパンで様々なサービスを展開し、急成長中の貴社では、経理としてスキルアップができるだろうとの考えから志望しています。これまで、顧客の業績分析を行ってきた経験やスキルを活かし、資金管理の面から貴社に貢献したいと考えております。

続いて、経験者の例文です。

現在は経理主担当のサポート業務を行う経理事務をしています。簿記の資格などを活かせ、やりがいを感じていますが、業務の幅を広げることを希望し転職活動を始めました。

貴社では、決算補助などの業務にも携われるのではないかという点を魅力に感じています。経理事務としての経験を活かし、正確に業務を進めながら業務の幅を広げ、貴社に貢献していきたいと考えています。

営業事務

未経験の場合と経験者の場合とのそれぞれの営業事務への志望動機の例文を紹介します。

まずは未経験の場合の例文です。

現在の会社では営業として勤務しています。営業活動を効率的に行うためには、訪問前の準備や事務作業の効率化が必要だと感じ、営業活動に集中できる環境づくりやサポートをする仕事がしたいと考えるようになりました。

営業としての経験を活かし、営業スタッフのサポートができる営業事務に挑戦したいと考え転職活動をしています。

成長性や社風に加え、貴社は現職でも扱っている無形商材を扱っているため、経験を生かしてスタッフをサポートできるのではないかと考えています。

続いて、経験者の場合の例文です。

現在も営業事務として勤務しており、法人営業部門で7名の営業スタッフのサポートをしております。見積書や受発注書、納品書の作成、営業経費の精算を担当しています。

これまで成熟した業界で、着実なキャリアアップを続けてきましたが、これから成長していく業界に身を移してみたいと感じていました。

貴社は成長業界にあり、新たな営業部門を新設されています。そのような環境でこれまでの経験を活かし、さらに自分自身の成長を目指したく貴社を志望しました。

人事事務・労務事務

未経験の場合と経験者の場合とのそれぞれの人事事務・労務事務の志望動機への例文を紹介します。

まずは未経験の場合の例文です。

現在は営業事務として、営業スタッフのサポートを行っています。サポートする業務の幅を広げるため、作業の効率化に励んでいます。営業事務にやりがいを感じていますが、より多くの方と関わって組織形成のサポートをする人事の仕事に挑戦したいと考え転職を決意しました。

貴社では、採用活動を積極的に行っているため、スピード感のある採用業務において業務効率化の経験を活かしサポートできると考えております。

続いて、経験者の例文です。

現在は人事に加え、総務や経理のアシスタントも兼任しています。複数の分野に携わることにやりがいを感じていますが、人事の採用業務に集中して取り組みたいと感じ転職活動を始めました。

採用活動が活発な貴社で採用業務をサポートすることは、スキルアップにつながると考え貴社を志望しました。これまでの業務で培った経験で、貴社に貢献したいと考えています。

医療事務

未経験の場合と経験者との場合のそれぞれの医療事務への志望動機の例文を紹介します。

まずは未経験の場合の例文です。

アパレル企業の店舗販売員として2年、本部の事務スタッフとして約1年勤務しています。データ管理などでExcel、Wordを使用して仕事を行っています。医療事務をしている友人と話をした際に、専門知識を活かしながら患者さんのために働いているということを聞きました。

友人の話をきっかけに、販売の経験があり、人と接することが好きということや、専門性を身に付けることができるという点に惹かれ医療事務として働きたいと感じるようになりました。現在、医療事務として働くための勉強に励んでいます。

貴院には何度かお世話になったことがありますが、医療事務スタッフの方々に笑顔で接していただいたことや、院内の明るく清潔感のある様子が印象に残っており、貴院の一員として働きたいと思っております。

続いて、経験者の例文です。

私は10床ほどの内科・小児科クリニックで3年ほど医療事務として勤務しています。受付、カルテ入力、レセプトの作成を担当し、患者さんに安心してきていただけるようなクリニックにするための環境づくりにも力を入れて取り組んでいます。

後輩スタッフの育成も任されており、後輩たちが成長していく姿をみることもやりがいの1つであると感じていますが、私自身は、より規模の大きな病院で業務の幅を広げたいと思うようになりました。

貴院は総合病院であり、私自身も何度かお世話になりました。貴院でより多くの患者さんのために働き、同時に私自身成長もしていきたいと考え貴院を志望しました。

法務事務

未経験の場合と経験者との場合のそれぞれの法務事務への志望動機の例文を紹介します。

まずは未経験の場合の例文です。

語学力を生かした仕事をしたいと考え貴社を志望しました。現職では営業職として薬品会社に勤務しています。顧客に対した細かな気配りで売り上げを増加させることができ、やりがいを感じています。

営業の業務の中で、外国人の顧客と英語で会話をする機会があり、過去の留学によって身に付けた英語力を仕事で活かすことができればと思うようになりました。

外国での特許取得も行う貴社であれば、英語力を活かして活躍できると考えております。

続いて、経験者の場合の例文です。

前職では、特許事務所で事務をしておりました。主に特許出願書類の作成や調査、請求書の発行などを担当していました。

外部の方との打ち合わせもスムーズに行っており、コミュニケーション能力が高いとの評価をいただきました。

しかし、裁量権が小さく、自分の成長を目指すのであれば転職をした方が良いと考え、転職活動を始めました。

貴社では、若手でも様々な業務に挑戦できる環境であると伺っており、前向きに仕事に打ち込めると確信を持っております。貴社でもこれまでに培ったコミュニケーション能力を活かし、社内・社外問わず円滑なやり取りを行い活躍していきたいと考えています。

貿易事務

未経験の場合と経験者の場合とのそれぞれの貿易事務への志望動機の例文を紹介します。

まずは未経験の場合の例文です。

現職では、営業事務としてサポート業務を行っています。営業事務の仕事にやりがいを感じていましたが、英語力を活かして働きたいと感じ転職をはじめました。

貴社では、現職で培った書類作成や業務改善の経験などを活かし、貴社に貢献していきたいです。

次に経験者の例文です。

現在の職場では、主に受発注業務を担当する貿易事務として働いています。貴社であれば、今よりも広い業務の担当ができると考えております。

これまでの経験や英語力を活かして円滑なサポートを行いたいと思っております。

金融事務

未経験の場合と経験者とのそれぞれの場合の金融事務への志望動機の例文を紹介します。

まずは未経験の場合の例文です。

現在はコールセンターで勤務しており、電話対応とチームのマネジメント、簡単な経理業務から労働管理などにも携わってきました。その中で数字の管理や数字を基にした効率化の提案に適性を感じ、金融事務に興味を持ちました。

貴社ではこれまでの経験をもとに、営業スタッフそれぞれの特性を踏まえてサポートを行い、売り上げや業務の効率化に貢献したいと考えています。

続いて、経験者の例文です。

これまで、損害保険会社の事務として4年間勤めてきました。その中で、お客様へのサポートが一番やりがいを感じることだと気づき転職活動を始めました。

銀行の顔としてお客様と密接に関わり、信頼関係を築いていきたいという思いから銀行の金融事務を志望しています。

これまでに身に付けた金融商品の知識や、顧客目線を活かして貴社に貢献していきたいと考えています。

学校事務・大学事務

未経験の場合と経験者とのそれぞれの場合の学校事務の志望動機の例文を紹介します。

まずは未経験の場合の例文です。

私は公務員を目指していましたが、公務員試験で不合格となり新卒で一般企業に就職しました。しかし、その企業で働く間にも学校事務として学校の経営に携わり、未来の人材を育ててみたいという思いを持っていました。

就職した企業では、営業部のアシスタントを行っていました。円滑な業務推進や、業務改善のプロジェクトに参加し、社会人としての基礎を身に付け、成果を出してきました。

これまでの経験を活かしながら、貴学の教育の一部を担っていきたいと考えています。

続いて、経験者の例文です。

私は公立中学校で6年間勤務していました。最初の3年は指導を受けながら、その後は新卒の指導をするなど多くの業務に携わりました。

これまでの経験や、コミュニケーション能力を活かし、貴学の教育の一部を担っていきたいと考えております。

秘書

未経験の場合と経験者の場合とのそれぞれの秘書への志望動機の例文を紹介します。

まずは未経験者の例文です。

現在は営業職をしておりますが、自分自身の目標を達成することよりも上司や同僚のサポートを行うことや、チームでの目標達成にやりがいを感じていることに気が付きました。このことから、より直接的に人のサポートを行う秘書として働きたいと考えるようになりました。

約1年前から秘書検定の勉強に励み、先月検定に合格することができたことをきっかけに転職活動を始めました。貴社は、多角的な事業経営をされていることから、お忙しい役員の方や部門長の方が多いのではないかと考え、サポートさせていただければとの思いです。

営業職で培ったコミュニケーション力やスケジュール管理能力、PCスキルなどを活かしてサポートしていきたいと考えております。

続いて、経験者の場合の例文です。

私は少数精鋭でありながら、世界の市場で評価される高い技術力を持ち、拡大期の会社であることから貴社を志望しています。

現在は役員3名の秘書を務めておりますが、海外出張が頻繁にあり、出張先でのアテンドや文書作成、情報収集など英語力を活かして業務を行ってきました。秘書の業務は経験があり、貴社のサポート役として力を発揮させていただけると思っております。

事務職への志望動機に盛り込まない方が良いこと

事務職への志望動機に盛り込まない方が良いこと

事務職への志望動機を書く際には、労働条件を優先するようなことや、曖昧な内容、実績ばかりを強調することは避けましょう。

労働条件を優先した志望動機では、志望動機の本気度が伝わりません。また、意欲的に業務に取り組むイメージを持ってもらうことは難しいでしょう。

「人の役に立つ仕事がしたい」など、内容が曖昧な志望動機では事務職である必要性やその会社を希望する必要性がわかりません。そのため、志望動機は具体的な業務内容に触れるなど、曖昧にならないよう気を付けましょう。

志望動機では実績ばかりを強調するのではなく、どのように仕事に貢献するのかを伝えましょう。事務職はサポート役の職種です。過度な実績のアピールは、サポート役としての適性が疑われてしまう可能性があります。

志望動機を考えて事務職への転職を目指そう

志望動機を考えて事務職への転職を目指そう

ここまで、業種ごとの事務職の特徴や、志望動機でアピールしたいスキル、例文を紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

説得力のある志望動機を書くためには、志望する職種の仕事内容や特性をしっかり把握しておくことが大切です。その上でスキルや自分の強みなどをアピールすれば、説得力のある志望動機が書けるでしょう。

紹介したポイントを確認しながら、志望動機を考えてみましょう。

監修:キャリテ編集部【株式会社エーティーエス】

株式会社エーティーエスが運営する本サイト「キャリテ」では、みなさまの「キャリア」「働く」を応援する記事を掲載しています。みなさまのキャリアアップ、より良い「働く」のために、ぜひ記事の内容を参考にしてみてください。

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