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会社宛ての封筒の書き方とは?基本の縦書きのポイントや宛先の使い方も説明

「会社宛ての封筒ってどんな種類があるの?」
「履歴書を会社に送りたいのだけど、書き方が分からない」
「封筒を会社宛てに送るときのポイントは?」

転職活動をしている方のなかには、このような疑問をもっている方も少なくないでしょう。

この記事では、会社宛てに送る封筒を選ぶときのポイントや書き方、実際に送るときに注意したいことを中心に紹介していきます。ほかにも、「御中」「様」「各位」といった正しい宛名の敬称についても紹介しています。

紹介する内容がしっかり身につけば、今後新たな職場でも大いに役立つ知識となるでしょう。会社宛てに書類を送る際、社会人として失礼がないようにするためにも、封筒の書き方を改めて確認してみてください。

目次

会社宛てに送る封筒を選ぶ3つのポイント

会社宛てに送る封筒を選ぶ3つのポイント

「封筒」と一言でいってもさまざまな種類があります。会社宛てに送る際に適した封筒とは、どのようなものかご存じでしょうか。

ここでは、会社宛てに送る封筒を選ぶポイントを3つピックアップして紹介していきます。封筒選びに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

  • 色はなるべく白色にする
  • 中身が透けない封筒にする
  • サイズは角形2号が一般的

1:色はなるべく白色にする

会社宛てに送る封筒の色に決まりがあるわけではないですが、基本的には「白色」の封筒を選ぶようにしましょう。

白色の封筒には、フォーマルで上品なイメージ、あるいは汚れのない清潔感や誠実さのイメージがあります。このような理由から、履歴書のような重要書類には白色の封筒を使った方がよいとされています。

2:中身が透けない封筒にする

個人情報を含むような重要書類を送る場合、中身が透けない封筒を選ぶようにしましょう。最近では、不透明加工とよばれる特殊加工が内側に施された封筒もあります。

履歴書の文字や写真などが透けた状態だと「個人情報に配慮がない」「機密情報の管理ができないのではないか」といった印象を相手に与えてしまう可能性があります。

3:サイズは角形2号が一般的

履歴書を入れる封筒のサイズは「角型2号」が一般的だとされています。この大きさであれば、A4サイズの書類を折り曲げることなくきれいに入れられます。

角型2号は角形A4号よりも大きさに余裕があるため、応募書類が多い場合にも対応できるでしょう。

会社宛て封筒の書き方

会社宛て封筒の書き方

届けられた数ある郵便物のなかから、採用担当者が履歴書や職務経歴書の前に目にするのが封筒です。封筒の書き方にも気を配り、最初の段階でネガティブな印象を与えないように注意しましょう。

ここでは、会社宛て封筒の書き方について紹介していきます。

  • 郵便番号は封筒の右上に書く
  • 住所は封筒の右端に縦書きする
  • 宛名は封筒の中央に書く
  • 会社名は必ず正式名称を書く
  • 封筒の左下に内容物を書く
  • 自分の氏名・住所・郵便番号は封筒の裏面に書く
  • 自分の氏名の左側に投函する日付を書く

1:郵便番号は封筒の右上に書く

郵便番号は封筒の右上に書きましょう。封筒によって、郵便番号を書く枠が記載されているもの、記載されてないものがあります。

記載のない場合、定規と鉛筆を使い郵便番号を書く位置に予め軽く線を引くといった工夫が必要です。そうすることで、数字全体のバランスを保ちながらきれいに記入しやすくなります。

角形2号サイズのように幅のある封筒の場合、郵便番号の位置を上中央に書いてもよいでしょう。基本的には封筒の右上に郵便番号を書きますが、全体的なバランスを考慮して上中央に書く場合もあります。

2:住所は封筒の右端に縦書きする

住所は封筒の右端に縦書きましょう。その際、都道府県から正式な住所で記入するようしてください。

また、丁目・番地・号の箇所はきちんと郵送してもらえるよう、郵便配達員にも配慮した読みやすい表記を意識しましょう。

3:宛名は封筒の中央に書く

宛名は封筒の中央に書きましょう。社名や部署名、個人名などによって宛名が長くなってしまう場合、見やすいように行を分けます。その際、社名は登記簿や求人票に登録された正式な商号を書くようにし、有限会社・株式会社などは省略しないようにしてください。

また、宛名の最後には「御中」「様」の敬称をつけますが、これらは併用しないように注意しましょう。

宛名が日本語ではない場合の書き方

宛名が日本語ではなく、たとえばアルファベット表記の書き方は、どうすればよいのでしょうか。

宛名のアルファベット部分が短く読みやすさに影響がなければ、一文字ずつ縦書きします。2つ以上の英単語でアルファベット部分が長く、読みやすさに影響があれば、封筒を90度左回転させてアルファベット部分を横書きします。

アルファベットをカナカナ表記に置き換える方法もありますが、履歴書や職務経歴書といった重要書類を送る場合は、正式な商号を用いるのが一般的です。

4:会社名は必ず正式名称を書く

繰り返しになりますが、会社名は必ず正式名称で書くようにしてください。有限会社・株式会社・合同会社・一般社団法人・独立行政法人といった会社の種類は、「(有)」「(株)」などと省略しないようにしましょう。

また、会社名にアルファベットを含む場合でも、アルファベット表記が正式名称であればカタカナ表記に置き換えないようにしましょう。

会社名に不安のある方は、書き始める前に会社のホームページ内にある「会社概要」「企業概要」などで、正式名称を確認するようにしてください。

5:封筒の左下に内容物を書く

封筒の左下には内容物を書くようにしましょう。たとえば、内容物が履歴書のみであれば「履歴書在中」、履歴書以外にも職務経歴書・その他の書類を含むならば「応募書類在中」と、赤字に赤枠で目立つように記載します。

これは、応募書類をスムーズに採用担当者のもとへ届けやすくするためです。企業側が封筒の外観だけで中身を把握できれば、社内の異なる部署に誤って届けられるという可能性は低くなるでしょう。

6:自分の氏名・住所・郵便番号は封筒の裏面に書く

封筒の表面だけではなく裏面にも注意しましょう。封筒の裏面、中央より左には、自分の氏名・住所・郵便番号を記入します。これにより、企業側が誰からの郵便物であるかを一目で確認できます。

また、万が一宛て先不明で郵送ができなかった場合でも、郵便局から返却処理がなされるため、個人情報のつまった履歴書や職務経歴書などの紛失を防げるでしょう。

7:自分の氏名の左側に投函する日付を書く

最後に見逃しやすいポイントですが、自分の氏名の左側には投函する日付を書いておくとよいでしょう。

郵送過程におけるトラブルが発生した際に役立つという理由もありますが、投函日を記入することで採用担当者に丁寧な印象を与えられるでしょう。

会社宛ての封筒を書くときの注意点

会社宛ての封筒を書くときの注意点

会社宛ての封筒には一般的とされる書き方がいくつかありますが、実際に記入をはじめるときに注意したい点もいくつかあります。

ここでは、会社宛ての封筒を書くときの注意点を紹介していきます。

  • 敬称を間違えないようにする
  • 御中と敬称を重ねて使わないようにする
  • 宛名を書くときに使うペンは油性のものにする
  • 書き間違えた場合は新しい封筒に書き直す

1:敬称を間違えないようにする

宛名の末尾に敬称をくわえるのはビジネスマナーです。しかし、普段から使っていないと「御中」「様」などの使い方を間違えてしまう人も少なくないでしょう。

敬称の使い方を間違えてしまうと失礼な印象を与えたり、一般常識の有無について疑問をもたれたりする要因にもつながるため、敬称は間違えないようにしましょう。

2:御中と敬称を重ねて使わないようにする

敬称についてもう1つ注意したい点があります。「御中」とそのほかの敬称を2つ以上重ねて使用しないようにしましょう。

よくある誤用として、「株式会社◯◯御中 採用ご担当者様」のように、「御中」と「様」を重ねてしまうケースです。

会社名や個人名の両方に敬称をつければより丁寧な印象になると思われがちですが、このような使い方はしません。どちらも「様」という意味合いであり、重複してしまうためです。

3:宛名を書くときに使うペンは油性のものにする

宛名を書くときは、発色がよく耐水性に優れた「油性フェルトペン」あるいは「油性ボールペン」を使用しましょう。水性のペンを使用してしまうと、郵送途中に雨で濡れてしまった場合、文字が滲んで読めなくなってしまう恐れがあります。

ほかにも、以下のペンは宛名書きの使用には適さないとされています。

・消せるタイプのペン
・筆ペン
・万年筆
・ペン先が細すぎるもの
・ペン先が太すぎるもの

また、油性ペンの裏抜けが気になるという方は、封筒のなかに下敷きやクリアファイルなどを挟んで書くようにしてください。

4:書き間違えた場合は新しい封筒に書き直す

鉛筆で薄く下書きをし油性ペンで一文字ずつ丁寧に書いていても、うっかり書き損じてしまうこともあるでしょう。間違ってしまった場合には修正液や修正テープは使用せず、新しい封筒に書き直すようにしてください。

書き始める前に予備の封筒を複数枚用意しておくと安心でしょう。

封筒の宛先の使い方

封筒の宛先の使い方

ビジネスマナーとして、封筒の宛先には1つの敬称を含めるのが一般的であると前述しましたが、「御中」「様」「各位」といった敬称には使い方があります。また、「様方」「気付」は混同しやすいため注意が必要です。

日本語の運用がきちんとできるかどうか判断されるポイントにもなるため、封筒の宛先の細部にも気を配るようにしましょう。

ここでは、封筒の宛先の使い方について6つのパターンをピックアップして紹介していきます。

  • 「御中」の使い方
  • 「様」の使い方
  • 「各位」の使い方
  • 「様方」の使い方
  • 「気付」の使い方
  • 「係」の使い方

1:「御中」の使い方

「御中」は会社や組織・団体に対して用いる敬称で、「おんちゅう」と読みます。「なかの人へ、内部の人へ」という意味で、送り先の特定の個人名が分からない場合に使います。

見づらく、読みづらくならないように、「○○株式会社 御中」と企業名の後ろに空白を少し入れるのがポイントです。

2:「様」の使い方

前述した「御中」と「様」の使い方を混同してしまう方も少なくないため、ぜひ注意しておきましょう。「御中」は会社や組織、団体に対して用いるのに対し、「様」は特定の個人名に対して用います。これらはきちんと区別しておきましょう。

くわえて、「役職名」と「様」を重ねて使用しないようにしましょう。会長・社長・部長・課長といった役職名も敬称であるため、併用により二重敬語となり誤用とみなされるでしょう。「部長様」「課長様」といった使い方はしないようにしてください。

3:「各位」の使い方

「関係者各位」「お客様各位」という言葉を聞いたことはないでしょうか。書類や張り紙などで書かれていることが多いでしょう。「各位」は複数人の集団に対して用い、「皆様」「皆様方」という意味です。

たとえば、田中様・山本様・高橋様など、おのおのの個人名に敬称をつけて呼びたいところ、それが難しい場合に「各位」が用いられます。「各位」は「皆様」という意味で、すでに「様」を含んでいるため、「〇〇各位様」や「〇〇様各位」は二重敬語となります。

冒頭にある「お客様各位」という言葉は本来正しい表現ではありませんが、誤った表現が一般化してしまった日本語の1つです。二重敬語に敏感な方もいるので、できるだけ正しい日本語を意識しましょう。

4:「様方」の使い方

「様方」は、書類や荷物などを実際に受け取る相手ではなく、送り先の世帯主に用いる敬称です。個人宅の世帯主と受取人の苗字が異なるときに用いると覚えておきましょう。

たとえば受取人が以下に該当する場合、送り先に「様方」を用いることがあります。

・下宿、居候している場合
・結婚してないが、同棲している場合
・結婚して苗字が変わったが、両親と同居している場合
・結婚して苗字は変わったが、実家に帰省中の場合

「送り先の世帯主の名前+様方+実際の受取人の名前+様」という流れで記載しますが、名前の順番を誤ってしまうと失礼にあたるため注意してください。

5:「気付」の使い方

「気付」は相手方の住所ではなく、その人の勤務先や立ち寄り先へ郵便物を送る際に用います。ビジネスおいて、以下のような状況で使うことがあります。

・出張先の会社へ書類を送りたいとき
・間借りしている別会社に請求書を送りたいとき
・滞在予定のホテルに自分宛の荷物を事前に送りたいとき
・入院中の同僚や上司に、頼まれた書類を送りたいとき

「様方」と混同しやすいため、使い分けに注意しましょう。

6:「係」の使い方

組織内において、ある仕事を専門的に担当する部署に対して「係」は用いられます。部署の単位として用いられ、個人名には使用しません。

単なる単位語であるため、宛て先が集団の場合には「〇〇株式会社 採用係 御中」とし、特定の個人が宛て先になると「〇〇株式会社 採用係 山本太郎 様 」といったように、それぞれにあわせて末尾には敬称をつける必要があります。

会社から返信用の封筒をもらっている場合の返信方法

会社から返信用の封筒をもらっている場合の返信方法

会社から内定をもらうと、内定承諾書と共に返信用の封筒が送られてくることがあります。この返信用の封筒にも注意したい点があります。

返信用封筒の表面には、会社名や住所がすでに記載されていることが多いのですが、宛名の会社名や担当部署、もしく採用担当者名の末尾に「行」「宛」という文字を見つけたら注意しましょう。

その場合は「行」「宛」を二重線で消し、改めて「御中」「様」といった正しい敬称を付与するのがビジネスマナーとされています。

くわえて、内定受諾書と一緒に内定へのお礼と送付確認を兼ねた送り状も添えるといいでしょう。内定通知を受けた感謝の意を伝える数少ない機会であり、採用担当者に自身を印象づけることもできます。

会社側に用意してもらった封筒であっても、相手の立場を考えた丁寧な対応を心がけましょう。

封筒を会社宛てに送るときの5つのポイント

封筒を会社宛てに送るときの5つのポイント
  • 期限がある場合は遅れないように注意する
  • 書類はクリアファイルに挟んで送る
  • 必要な場合は送付状を付ける
  • 切手が足りなくならないようにする
  • 送った後にメールで送付の連絡をする

1:期限がある場合は遅れないように注意する

応募書類の提出期限が過ぎていないかチェックしましょう。

求人によっては、提出期限の当日消印日まで受け付けるケースや、提出期限日以降に到着した応募書類は一切受け付けないケースがあります。

提出期限日や付随点を十分に確認し、余裕をもって郵送しましょう。

2:書類はクリアファイルに挟んで送る

応募書類をクリアファイルに挟んでいるかチェックしましょう。

クリアファイルに挟んでいないと、大事な書類が折れ曲がったり雨に濡れてしまったりする恐れがあります。心を込めて作成した応募書類をきれいな状態で届けるために、ぜひクリアファイルを活用しましょう。

クリアファイルは無色透明で、しっかりした素材のもの選びましょう。

3:必要な場合は送付状を付ける

送り状が同封されているかチェックしましょう。

送付状、添え状と呼ばれる「送り状」は、履歴書や職務経歴書などの応募書類を送る際に同封する文書です。送り状にはあいさつ文、送付内容、その他補足情報などを記載します。

採用担当者が目にする最初の文書であり、記述する内容によっては履歴書や職務経歴書以外で自身をアピールすることもできます。

4:切手が足りなくならないようにする

切手が不足しないように十分に注意しましょう。

切手が不足すると差し出し人に郵送物が返送されたり、場合によっては受取人が不足分の料金を支払うことになったりします。

このような事態を未然に防ぐため、郵送する際は自分で切手を貼るのではなく、郵便窓口にて郵便手続きを行うようにしてください。

5:送った後にメールで送付の連絡をする

応募書類の郵送後、メールにて送付連絡を行なう必要があるか検討しましょう。

特に、企業側からメールで応募書類の送付依頼があった場合、送付依頼のメールに対して郵送報告メールを送るといいでしょう。

また、万が一郵便物が不測のトラブルに巻き込まれてしまった場合でも、事前に送付連絡をしておくことで企業側が柔軟に対応してくれることがあります。

会社宛ての封筒の書き方を知って失礼のないようにしよう

会社宛ての封筒の書き方を知って失礼のないようにしよう

本記事では、封筒の選び方、会社宛ての封筒の書き方・注意点、郵送前のチェックポイントを紹介してきました。

今回紹介した内容は、就職や転職に挑戦するときだけでなく、就職後にも求められるであろう社会人としての基本的なビジネスマナーの知識を含んでいます。

就職希望の企業やこれから良好な関係を築いていく取引先に失礼のないよう、ぜひ正しい封筒の書き方を身につけていきましょう。

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